Ante todo se debe definir el tipo de necesidad que el proyecto atenderá. De eso dependerá el tipo de financiación al que se puede aspirar, y permitirá identificar la o las organizaciones que pudieran apoyar esa iniciativa. Además:
1) Prácticamente todas las ayudas se entregan solamente a personas jurídicas (ONGs, Fundaciones, Universidades, Institutos de Investigación/Formación), o bien organizaciones de cierto valor social para su comunidad (asociaciones de mujeres, o de homosexuales, cooperativas agrícolas, asociaciones indígenas, u otras similares). En general, no se da apoyo a iniciativas de una persona en particular.
2) Una excepción a lo anterior son ciertos casos de asistencia humanitaria. Por ejemplo, ayuda específica para un niño discapacitado en extrema pobreza. En ese caso, el solicitante podría ser una persona física. Pero, aún en ese caso, la cooperación se haría llegar a través de una organización intermediaria local que garantice que la ayuda se utilice para el fin previsto.
Otra excepción puede ser en el caso de un artista o un científico que pide ayuda financiera para realizar un proyecto o una investigación.
3) Siempre es necesario adjuntar documentación sobre la organización, y los proyectos que se hayan realizado anteriormente (actividades, resultados obtenidos, referencias, cualquier tipo de documento que permita concluír que la organización está en condiciones de realizar el proyecto para el que pide apoyo). En muchos casos se espera que la organización tenga ya varios años de existencia, y una cierta trayectoria. Esto sirve para mostrar la estabilidad que puede ofrecer la organización, y eso genera confianza en que el proyecto efectivamente se pueda llevar a cabo.
4) Una parte importante de estos documentos probatorios deben ser los presupuestos que se ha manejado en proyectos anteriores (monto, rendición de cuentas, conformidad de los financiadores con lo realizado). Sobre todo cuando se solicita una cantidad importante de dinero, la organización debe estar a la altura de lo que solicita, y debe poder demostrar su capacidad ejecutiva y administrativa. Si la organización no tiene suficiente experiencia, igual puede pedir ayuda, pero, en ese caso, tiene que ser para proyectos sencillos de realizar, que no exijan experiencia previa. Tiene que ser creíble que las actividades planeadas realmente van a poder realizarse.
6) Muy importante es que el proyecto vaya acompañado de un presupuesto serio, detallado, realista, y armonizado con las necesidades del proyecto. También es importante tener en cuenta que la mayoría de los financiadores sólo aportan una parte del total presupuestado. El resto de los costos deben ser cubiertos por otros financiadores, o con aportes públicos o privados de cualquier tipo, o bien, autofinanciados por la organización solicitante, a través de ingresos como socios, donantes, o actividades a beneficio del proyecto (fiestas, rifas, programas de televisón, etc.).
